Tenez vos AG en ligne, hybrides ou présentielles avec vote à distance.
Sephos pilote l'intégralité du parcours d'assemblée générale : envoi des convocations, recueil des procurations, vote résolution par résolution, calcul des quorums et majorités spécifiques, génération du procès-verbal exportable pour le greffe du Tribunal.
Tout ce que Assemblées générales apporte.
Modèles légaux (SAS, SARL, association loi 1901, copropriété loi de 1965) avec délais et accusés de réception.
Chaque résolution est numérotée, accompagnée des documents joints et soumise au vote séparé.
Gestion des pouvoirs : nominatifs, en blanc, plafonnés. Contrôle automatique des conflits.
Quorums calculés selon le type d'organisation, majorités simples / qualifiées / unanimité selon la résolution.
Intégration avec votre solution de visioconférence ; le vote se fait dans Sephos en parallèle des débats.
Génération automatique du procès-verbal signé, prêt à être déposé au greffe ou archivé dans vos registres.
Trois rôles que Sephos rencontre tous les jours.
Ce module a été calibré au contact d'organisations réelles. Si vous reconnaissez l'un de ces rôles, Sephos a déjà rencontré votre cas — et la plupart des angles morts de votre processus actuel.
Tenir les AG annuelles conformes à la loi ELAN en proposant le vote par correspondance.
Organiser une AG distancielle ou hybride sans alourdir la charge du secrétariat bénévole.
Tenir des CA réguliers avec procurations, ordre du jour structuré et PV signé.
Le quotidien avant, et avec Sephos.
La promesse de Sephos n'est pas d'ajouter une nouvelle couche logicielle, mais d'éliminer une accumulation d'outils fragiles. Voici ce que cela change concrètement.
- Convocations papier par lettre recommandée
- Procurations sur formulaire à scanner
- Quorum calculé à la main, risque d'erreur
- PV à rédiger en relisant les bulletins un par un
- Convocations électroniques avec accusé de réception horodaté
- Procurations numériques, plafond légal automatique
- Quorum et majorités calculés en temps réel
- PV légal généré automatiquement, prêt pour le greffe
Une AG ordinaire de copropriété conforme à la loi ELAN
Résidence de 87 lots, 12 résolutions, syndic professionnel, AG mixte présentiel + correspondance.
Convocation électronique envoyée aux copropriétaires inscrits au registre numérique, copie papier aux autres. Accusé horodaté.
Rapport du conseil syndical, devis travaux, état financier — tous joints à chaque résolution concernée.
Procurations électroniques avec plafond automatique (3 mandats max par mandataire). Vote par correspondance ouvert pour les 12 résolutions.
Réunion physique avec retransmission. Le bureau ouvre le vote pour chaque résolution : les résultats des votes par correspondance sont intégrés en temps réel.
Pour chaque résolution, Sephos calcule la majorité applicable (article 24, 25, 25-1 ou 26) en intégrant les tantièmes.
Procès-verbal signé électroniquement, envoyé à tous les copropriétaires, archivé dans le registre du syndic.
Intégrations & écosystème.
Sephos s'insère dans votre stack existante. SSO, annuaires, messageries, API publique — vous gardez votre source de vérité côté SI, Sephos n'est qu'un moteur de scrutin.
SSO Entra ID, synchronisation des annuaires AD, intégration Teams pour les AG hybrides.
SSO Google, import depuis Google Sheets, notifications Calendar.
Notifications de scrutin, rappels automatisés, lien d'accès direct.
Synchronisation des collèges, départs/arrivées, ancienneté pour la pondération.
Créer, déclencher, consulter et archiver scrutins, sondages et tirages depuis votre SI.
Réagir aux événements (clôture, dépouillement, PV signé) en temps réel dans vos outils.
Spécifications techniques.
Ce que vous obtenez en clair, sans euphémisme.
Conformité et garanties.
Sephos est conçu pour produire des décisions opposables. Chaque module porte ses propres certifications et alignements réglementaires.
DPO joignable directement, registre des traitements à jour, sous-traitance documentée.
OVH Cloud Gravelines, données jamais hors UE, ISO 27001.
Par un cabinet agréé PASSI, rapport synthèse public.
Niveau « qualifié » pour les PV, « avancée » pour les bulletins.
Autorité d'horodatage tierce accréditée.
Journal d'audit conservé 10 ans, exportable à tout moment.
DPA, attestation d'hébergement, rapport d'audit ANSSI synthèse, registre des traitements, PIA modèle. Contactez-nous.
Ce que Sephos vous évite.
Les six motifs de contestation d'un scrutin que nous voyons revenir le plus souvent — et la manière dont la plateforme les neutralise par construction.
Quorum calculé en temps réel selon le régime ; tableau de bord pour le bureau, opaque pour les votants.
Séparation cryptographique stricte entre identité du votant et contenu du bulletin.
Journal immuable horodaté, exportable WORM, conservé 10 ans hors de votre SI.
Lien unique signé, OTP par défaut, blocage automatique des doublons, traçabilité IP/device sur audit.
PV signé eIDAS qualifié, horodatage tiers, format conforme aux exigences du greffe ou du juge.
Hébergement OVH France (Gravelines/Roubaix), aucune sous-traitance hors UE, DPA signé par défaut.
L'AG de copropriété dure désormais 45 minutes au lieu de trois heures. Les copropriétaires votent en amont, la séance se concentre sur les débats — pas sur le décompte des bulletins.
Conçu avec des praticiens.
Sephos n'est pas un projet d'ingénieurs isolés. La plateforme est revue en continu par un comité d'experts métiers — un huissier de justice, deux DPO sectoriels, un juriste en droit des sociétés, une administratrice de copropriété et une déléguée syndicale.
Validation des protocoles de scrutin et formats de PV opposables.
Cadre RGPD, durée de conservation, AIPD pour les scrutins sensibles.
Modèles d'AG conformes au Code de commerce et aux statuts associatifs.
Les organisations qui utilisent ce module.
Sephos couvre tout le cycle de la décision.
Vote en ligne sécurisé
Organisez des scrutins formels avec la rigueur d'un huissier numérique : chiffrement de bout en bout, horodatage qualifié, signature des bulletins, journal d'audit immuable. Sephos garantit un dépouillement inattaquable et un PV signé exportable.
- Chiffrement de bout en bout
- Horodatage qualifié eIDAS
- Anonymat configurable
- Audit trail immuable
Sondages & consultations
Questions ouvertes, choix multiples, échelles d'opinion — un format souple pour consulter avant de décider.
Découvrir le moduleTirage au sort
Tirages au sort cryptographiquement aléatoires, vérifiables par toute partie tierce. Procès-verbal signé inclus.
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