Syndic et syndicat des copropriétaires : qui fait quoi pour une AG opposable.

Syndic professionnel vs syndic bénévole : les différences pratiques

Le syndic professionnel et le syndic bénévole exercent la même fonction au sens de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 : exécuter les décisions du syndicat des copropriétaires, administrer l'immeuble et représenter la copropriété. Mais le régime de l'un et de l'autre diffère sensiblement. Le syndic professionnel exerce à titre habituel et rémunéré ; il est titulaire d'une carte professionnelle G délivrée par la chambre de commerce et d'industrie territoriale en application de la loi Hoguet du 2 janvier 1970, dispose d'une garantie financière couvrant les fonds qu'il manie pour le compte du syndicat, et souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle. Il est lié au syndicat par un contrat type imposé par le décret n°2015-342 modifié, qui distingue les prestations forfaitaires des prestations particulières facturées en sus. Le syndic bénévole, lui, est nécessairement copropriétaire de l'immeuble qu'il administre, exerce gratuitement (hors remboursement de frais réels) et ne relève pas de la loi Hoguet. Ses obligations juridiques restent strictement identiques à celles du syndic professionnel : tenue de la comptabilité séparée, ouverture d'un compte bancaire au nom du syndicat, convocation et tenue des AG, rédaction et notification des procès-verbaux, archivage des pièces. Sa responsabilité civile est engagée pour faute de gestion, mais il est rarement assuré pour cette activité — un angle mort que les conseils syndicaux sous-estiment trop souvent.

Syndic coopératif : une variante du bénévolat

Le syndic coopératif, prévu à l'article 17-1 de la loi de 1965, est une forme de gestion collégiale : le conseil syndical élu par l'AG désigne en son sein un président qui exerce les fonctions de syndic. Cette modalité présente l'avantage d'une gouvernance distribuée et d'un contrôle continu, mais elle exige un conseil syndical composé de copropriétaires disponibles, rigoureux et formés. Le syndic coopératif est soumis aux mêmes obligations que le syndic professionnel, à la nuance près qu'il n'est pas tenu de souscrire la garantie financière de la loi Hoguet — précisément parce qu'il ne manie pas de fonds à titre habituel et rémunéré. Il reste néanmoins obligé d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat, conformément à l'article 18 de la loi de 1965 dans sa rédaction issue de la loi ALUR du 24 mars 2014. Sephos est compatible avec ces trois formes de syndic — professionnel, bénévole, coopératif — sans distinction d'interface ni de tarification.

Désignation et révocation du syndic

Le syndic est élu par l'assemblée générale à la majorité de l'article 25 de la loi de 1965 (majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés et défaillants). Si cette majorité n'est pas atteinte au premier tour mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix, l'AG peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple de l'article 24 par application de la passerelle de l'article 25-1. La durée du mandat est librement fixée par l'AG, dans la limite de trois ans selon l'article 28 du décret de 1967 (un an pour la première désignation à la suite de la division de l'immeuble). Le mandat est renouvelable sans limite, mais doit être remis en jeu à chaque échéance. La révocation du syndic est possible à tout moment, à la majorité de l'article 25, pour juste motif. La pratique récente du tribunal judiciaire définit le juste motif de manière exigeante : il faut caractériser une faute de gestion, une absence de communication, un défaut comptable ou un manquement aux obligations légales. La simple insatisfaction ne suffit pas.

Honoraires et contrat type ELAN

Le contrat type imposé par le décret n°2015-342 modifié par la loi ELAN et l'ordonnance 2019-1101 distingue trois catégories de prestations. Les prestations courantes, couvertes par les honoraires forfaitaires de base, comprennent la tenue de la comptabilité, la convocation et la tenue de l'AG annuelle ordinaire, la gestion courante des contrats et des relations avec les copropriétaires. Les prestations particulières, facturées en sus selon un barème encadré, incluent l'organisation d'AG extraordinaires, la gestion de travaux votés et de sinistres, la délivrance d'états datés lors des mutations. Les prestations exceptionnelles, hors barème, recouvrent les contentieux et les opérations complexes. Toute facturation hors de ce cadre — par exemple des frais de dossier non prévus, des honoraires de dépouillement, des coûts de notification — expose le syndic à une demande de remboursement par le syndicat, voire à une sanction de la commission de contrôle des activités de transaction et de gestion immobilières. Sephos s'inscrit dans le cadre forfaitaire en mettant à disposition du cabinet une plateforme de tenue d'AG sans coût marginal par scrutin, ce qui clarifie la facturation au syndicat.

Obligations préalables à l'AG : ce que le syndic doit produire

L'article 9 du décret du 17 mars 1967 énumère limitativement les pièces qui doivent accompagner la convocation envoyée vingt et un jours francs avant l'AG. Pour l'AG annuelle ordinaire, ces pièces comprennent l'état financier après répartition de l'exercice clos, le compte de gestion général, l'annexe comptable conforme au plan comptable du décret du 14 mars 2005, le budget prévisionnel de l'exercice à venir, l'état des travaux et le compte rendu d'activité du syndic introduit par la loi ELAN. Pour chaque résolution portant sur des travaux, il faut joindre une notice descriptive, un devis détaillé et le cas échéant trois devis comparatifs pour les marchés à concurrence. Pour les résolutions à majorité renforcée (articles 25, 26, unanimité), une notice explicative est vivement recommandée même si elle n'est pas strictement imposée par la loi. L'omission de l'une de ces pièces, lorsqu'elle est obligatoire, est un motif de nullité de la résolution concernée. Sephos verrouille l'envoi de la convocation tant que la liste des annexes obligatoires n'est pas complète, par typologie de résolution.

Tenue de l'AG : président de séance, scrutateurs, secrétaire

L'ouverture de l'AG est conduite par le syndic en sa qualité de convocateur, mais la séance est immédiatement présidée par un copropriétaire élu à la majorité simple de l'article 24. Le syndic ne peut pas présider l'AG, ce qui est l'un des fondements de la séparation des pouvoirs entre le mandant (syndicat) et le mandataire (syndic). Le président de séance dirige les débats, organise le vote, prononce les résultats et signe le procès-verbal. Un ou plusieurs scrutateurs sont désignés pour contrôler le décompte des voix par tantièmes ; en pratique, ils sont choisis parmi les membres du conseil syndical présents. Le syndic assure le secrétariat : il consigne les délibérations, rédige le procès-verbal, recense les pouvoirs et les votes par correspondance. Cette distribution est imposée par les articles 15 et 17 du décret de 1967. Toute confusion entre ces rôles — un syndic qui présiderait la séance, un président qui rédigerait lui-même le PV sans contrôle du syndic — est un motif d'irrégularité.

Vote en AG : qui peut voter, combien de voix, quelles modalités

Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix égal à la quote-part des parties communes attachée à son lot, exprimée en tantièmes ou en millièmes selon le règlement de copropriété. Pour les copropriétés où un copropriétaire détient plus de la moitié des tantièmes, l'article 22 de la loi de 1965 prévoit un mécanisme de réduction : le nombre de voix de ce copropriétaire majoritaire est ramené à la somme des voix des autres copropriétaires. Cette règle évite qu'un copropriétaire dominant n'impose seul ses décisions. Le syndic, lorsqu'il est lui-même copropriétaire dans l'immeuble qu'il administre, vote à titre personnel uniquement, et ne peut recevoir mandat pour voter au nom d'autres copropriétaires depuis la loi ELAN. Un copropriétaire empêché peut donner pouvoir à un mandataire de son choix, dans la limite de trois mandats par mandataire — sauf si la somme des voix des mandants reste inférieure à dix pour cent des voix totales du syndicat, auquel cas le plafond ne s'applique pas. Les copropriétaires en indivision désignent un mandataire commun ; à défaut, leur vote est nul. Les usufruitiers et nus-propriétaires se mettent d'accord ; à défaut, le vote est exercé par l'usufruitier pour les décisions de l'article 24 et par le nu-propriétaire pour les autres.

Vote par correspondance et vote électronique : encadrement ELAN

La loi ELAN puis l'ordonnance 2019-1101 ont ouvert trois modalités de vote en sus du présentiel : la visioconférence (article 17-1-A de la loi de 1965), le vote par correspondance via un formulaire dédié (article 17-1-A et décret n°2020-834 du 2 juillet 2020) et le vote électronique sécurisé. Pour le vote électronique, la plateforme retenue doit garantir le secret du vote, l'identité du votant, la sincérité du scrutin et la conservation des preuves. Sephos répond intégralement à ces exigences : chiffrement de bout en bout, séparation matérielle de l'urne et de la liste, audit trail signé eIDAS, archivage scellé dix ans. Le vote par correspondance est dématérialisé sur la plateforme via un formulaire Cerfa pré-rempli, retourné par voie électronique avec accusé horodaté. Les trois modalités sont cumulables sur un même scrutin, ce qui couvre l'ensemble des situations rencontrées en copropriété — copropriétaires bailleurs non résidents, personnes empêchées, copropriétés disséminées sur plusieurs sites.

Procès-verbal : contenu, signature, notification, archivage

Le procès-verbal de l'assemblée générale est l'acte par lequel les décisions du syndicat des copropriétaires deviennent opposables. Son contenu est défini par l'article 17 du décret de 1967 et complété par la jurisprudence constante de la troisième chambre civile de la Cour de cassation. Le PV mentionne la date et le lieu de l'AG, les noms du président de séance, des scrutateurs et du secrétaire, l'ordre du jour, le résultat de chaque résolution avec mention des votes pour, contre et abstentions par tantièmes, l'identité nominative des copropriétaires opposants et défaillants — car ce sont eux seuls qui peuvent contester la décision dans le délai de deux mois prévu à l'article 42 de la loi de 1965. Le PV est signé par le président de séance, les scrutateurs et le secrétaire. La signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS est reconnue depuis l'ordonnance 2019-1101 ; elle remplace la signature manuscrite avec la même valeur juridique. Sephos génère le PV automatiquement à la clôture du dépouillement, prêt à signer électroniquement. Le syndic notifie ensuite le PV à tous les copropriétaires non présents ni représentés dans le mois suivant l'AG, conformément à l'article 18 de la loi de 1965. L'archivage est obligatoire pendant dix ans, durée qui couvre la prescription des actions en responsabilité prévue à l'article 42-1.

Responsabilité du syndic en cas d'irrégularité

La responsabilité civile professionnelle du syndic est engagée pour toute faute de gestion ayant causé un préjudice au syndicat ou à un copropriétaire. Les manquements typiques rencontrés en pratique sont la convocation hors délai, l'ordre du jour incomplet, l'absence d'annexe comptable obligatoire, le défaut de procès-verbal, l'archivage défaillant, la concentration de mandats au profit du syndic, l'exécution de travaux par une société liée sans déclaration préalable, la facturation hors contrat type. Chacun de ces manquements peut donner lieu à une action en responsabilité devant le tribunal judiciaire, à une demande de remboursement, voire à une révocation pour juste motif. Dans les cas graves — détournement de fonds, faux et usage de faux, abus de confiance —, la responsabilité pénale du syndic est engagée. Le syndic professionnel est tenu de souscrire une assurance RC pro couvrant ces risques ; le syndic bénévole l'est rarement, ce qui constitue un angle mort. La plateforme Sephos ne supprime pas la responsabilité du syndic, mais elle neutralise par construction la quasi-totalité des fautes formelles : la convocation est horodatée, l'ordre du jour est verrouillé selon la typologie des résolutions, le dépouillement est automatique par tantièmes, le PV est signé eIDAS qualifié, l'archivage est scellé dix ans. La responsabilité résiduelle du syndic se concentre sur le fond — la qualité de la gestion, le bon choix des entreprises, le respect du budget — là où elle doit être.

Succession de syndic : transmission des archives

Le changement de syndic est l'un des moments les plus périlleux de la vie d'une copropriété. L'article 18-2 de la loi de 1965 impose au syndic sortant de transmettre au syndic entrant, dans le mois suivant la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références du compte bancaire du syndicat, l'ensemble des documents comptables et des archives de la copropriété — règlement, modificatifs, procès-verbaux d'AG, contrats en cours, sinistres, contentieux. Dans les deux mois suivants, le sortant transmet l'état des comptes après apurement. Tout retard expose le sortant à des astreintes prononcées par le juge des référés. En pratique, ces transmissions sont incomplètes ou désordonnées dans une majorité de cas, ce qui place le syndic entrant en difficulté dès la première AG qu'il organise. Une copropriété qui a tenu ses AG sur Sephos transmet à son nouveau syndic un accès direct aux archives scellées, sans dépendance au sortant. Le scellement eIDAS qualifié garantit que les pièces sont intactes, opposables et exhaustives. Le coût de transmission est réduit à zéro pour la partie traitée par la plateforme.

Conseil syndical : contrôler le syndic sans se substituer à lui

Le conseil syndical, composé de trois à neuf copropriétaires élus en AG selon l'article 21 de la loi de 1965, exerce une mission de contrôle et d'assistance qui ne doit jamais glisser vers une mission de gestion. Il reçoit communication des pièces comptables avant chaque AG annuelle, rend un avis consultatif obligatoire sur certaines décisions, signale au syndic les anomalies constatées et peut convoquer l'AG en cas de carence prolongée du syndic (article 8 du décret de 1967). Mais il ne signe pas les contrats, ne paie pas les factures, ne représente pas le syndicat en justice : tout cela relève du syndic seul. La confusion entre rôle de contrôle et rôle de gestion est une source classique de difficultés : le conseil syndical qui négocie directement avec les fournisseurs sans passer par le syndic crée une responsabilité solidaire qu'il ne maîtrise pas. Sephos formalise cette séparation : le conseil syndical reçoit un accès en lecture seule à l'audit trail, aux convocations émises, aux PV signés et aux feuilles de présence, sans pouvoir agir sur les paramétrages réservés au syndic.

Changement de syndic : la procédure pratique

Changer de syndic suppose de mettre la question à l'ordre du jour d'une AG, soit ordinaire soit extraordinaire. La demande peut émaner du syndic en place qui ne souhaite pas renouveler, du conseil syndical qui propose un autre candidat ou de tout copropriétaire qui demande l'inscription d'une résolution. La mise en concurrence de plusieurs candidats est désormais obligatoire pour les copropriétés de plus de vingt-quatre lots, conformément à la loi ALUR : trois propositions de contrat type doivent être présentées en AG. Le vote intervient à la majorité de l'article 25, avec possibilité de passerelle vers l'article 24 si le projet recueille au moins le tiers des voix au premier tour. La désignation prend effet à la date fixée par l'AG, généralement au lendemain de la séance ou au début de l'exercice comptable suivant. La transmission des archives intervient ensuite dans les délais légaux de l'article 18-2. Sephos accompagne le changement de syndic en migrant les données scellées du compte sortant vers le compte entrant, sans rupture d'accès pour le conseil syndical et sans altération de la chaîne de preuves.